現場作業員が一日の業務を紙媒体に記入する業務があります。この作業自体はそれほど時間も手間もかかるものではありません。しかし、その後の集計となると話は別です。集計を行うためには紙媒体に記入された情報をデジタルデータとして再入力する必要があり、更には集計するための処理を行わなければいけません。現状はエクセルベースで行っていますが、人員が増えれば増えるほど事務員の仕事が増え、業務に影響が出てきます。弊社では日報をデジタル化する取り組みを現在行っております。
作業日報のデジタル化
日報の中で集計に必要なものは主に時間情報です。時間情報と簡単な業務内容を入力してもらうシンプルなiPad用UIを作り、手書きとほとんど変わらない作業量で入力できるようにします。作業員は高齢の方も多いので、高齢の方でも利用できるくらいシンプルかつわかり安く工夫する必要があります。ここで蓄積したデータを元に集計し、事務員は最終チェック作業を行うのみの状態にすることができれば、事務員の負担が大幅に減ります。
タイムカードとの連携にはRPAを利用
日報情報は最終的にはタイムカードで取得した出退勤情報との突き合わせができ、機械的に自動修正・エラーチェックをするのが理想です。これを行うためにすべての機能が盛り込まれたパッケージソフトを購入すればたやすいのかもしれませんが、金額非常に高価になりすぎます。安価な手法でシステム間のデータ連携するにはRPAが最適だと考えられます。RPAに日報の集計情報を読み込ませ、タイムカード情報との突き合わせて必要に応じて自動修正処理を行ないます。事務員に修正箇所を伝えるログファイルを作り、事務員はそのログファイルを見ながら最終チェックを行います。
RPAを利用する上での注意点
RPAは自動処理してくれるのでありがたいですが、画面の仕様変更などがあった場合に途中で処理が中断されることがあるので、動作には常に気を払っておく必要があります。野良ロボット化を防ぐためにも、作成したロボットはできる限りあとで見てもわかるようにコメントを残しておく必要がありそうですね。
