給与管理ソフトが決まると今度は勤怠管理システムの導入が求められます。現状も勤怠管理システムはあるのですが、勤怠管理システムですがクラウド型の勤怠管理システム選びは非常に難しいと感じています。現在はICカードで出退勤管理をしていますが、同等の機能ではあまり意味がありません。現状のようにICカードによる出退勤ができることに加えて、スマートフォンから残業や休暇の申請ができると利便性が上がります。
勤怠管理システムに求める機能
- ICカードで打刻できる
- 残業申請を簡単に行うことができる
- 休暇申請を簡単に行うことができる
- 社員が自身の出勤状況を確認できる
極力シンプルに申請できることが重要
９割近くの社員が出社時に打刻することができるので、アプリでウェブ打刻できる機能自体はあまり必要としていません。ただし営業職や現場へ直行する作業員向けに一部利用できればよいという考え方です。残業申請や休暇申請がアプリ上でしやすければ良いのですが、勤怠管理系のアプリは打刻がメインで、各種申請は別画面で行うというものが多いため、利用者が申請する際に何度もタップしなければならず、高齢な社員が多い中小企業では浸透させるのが難しくなります。またウェブ打刻が同画面でできることを知ると不正をしようと考える可能性も否めません。
申請業務を勤怠管理システム以外のワークフロー機能で補う際の課題
求める勤怠管理システムがなかなか見つからないので、グループウェア等に備わっているワークフローで申請業務を行うことも検討しました。しかし勤怠管理システムと連携できないので、承認されたとしても勤怠管理システムには手動で反映させなければなりません。もしくはRPAを利用して承認された内容を勤怠管理システムに自動反映するような手続きを取る必要があります。
理想はワークフローを中心とする勤怠管理システム
アプリでの打刻機能は当社においてはほとんど不要なので残業、休暇申請などのワークフローを主体とする勤怠管理システムがあればベストです。該当するシステムが出てくる気配がなければRPAを使ってワークフロー機能と勤怠管理システムを連携させるのがしばらくの方向性となるでしょう。
システムの選定は行いますが、長く悩んでもいられないので、できるもので社内システムを改革を進めていきたいと思います。
