グループウェアに求めること
- 社員のスケジュール共有
- 設備・備品管理
- 社内コミュニケーションの円滑化
- 回覧等の情報共有
- 申請手続きのペーパーレス化
以上の５点を大きな目的と捉えグループウェアを選定する。
グループウェアの必要機能
スケジュール登録機能
各社員が自分もしくは部下の予定を入力し、社内・部署で共有する。登録時に同一時間に予定が入っている場合には警告メッセージが表示されるが、複数登録も認める。
設備・備品予約機能
社内の会議室や備品の予約などを行う。スケジュール登録時に同時にできるのが良い。すでに予約が入っている場合は予約制限をかけることができる。
社内チャット
社員同士のコミュニケーションをメールではなくチャット形式にすることで、報連相を円滑に行えるようにする。複数人でグループを作ってチャットできる機能もほしい。
ワークフロー機能
残業申請、休暇申請、出張申請などを上ではなくデータで行うことで、事務作業の効率化および、ペーパーレス化を図る。承認する上長を複数人設定できる、また複数ステップの承認フローを組めること。また事務員の確認用に承認後に事務員に連絡が行く仕様がよい。テキストフォーム、日付フォーム、時刻フォーム、ドロップダウンリストが使えると良い。
掲示板機能
社内回覧や、部内連絡に使う掲示板。ワードやPDFなどの添付ファイルを追加ができるものが良い。
メニューカスタマイズ
メニューや表示を全社的または個人的にカスタマイズできる。利用しない機能は極力見えないほうが利用者は迷わない。
スマートフォン対応
スマートフォンはほとんどの人が持っているので、スマートフォンでの利用は必須。スマートフォンを介して情報の発信・参照ができる必要がある。
必要性を感じない機能
タイムカード機能
グループウェアの多くにタイムカード機能はついているが、タイムカードは専用ソフトを利用したほうが利便性が高いため、必要ない。
名刺管理機能
名刺管理はOCR付きの専用アプリのほうが使い勝手が良い。
電話帳
電話帳がスマートフォンの受発信履歴に対応するものであればよいが、そうではないケースが多いので、電話帳機能は必要ない。
サービス選定
導入にあたってやはり費用対効果があるかがとても重要になる。１アカウント単位と会社単位の２パターンがあるが、多くは１アカウント単位の料金体系。１アカウント最大月５００円程度が限界ラインのように感じる。
NI Collabo Smart
１アカウント月３８０円（税抜）。一般的なグループウェアの機能に加え経費精算やプロジェクト管理、機能を有する。
ナレッジスイート
全社で月６０００円（税抜）～。何アカウント作っても同一料金で利用できる。
Aipo
１アカウント月２００円（税抜）～。必要な機能を追加していく方式。機能が増えれば増えるほどコストはかさむ。
